PANDUAN PENGAMBILAN ALATULIS DAN BEKALAN AM DARI STOR PUSAT, PEJABAT BENDAHARI UTM Kuala Lumpur

Prosedur yang perlu dipatuhi oleh Jabatan / Fakulti sebelum sesuatu permohonan diluluskan.

1. Borang Permohonan Alatulis dan Bekalan Am (3 warna : Putih, hijau dan kuning)

Borang Permohonan hendaklah ditaip berkomputer dan diisi dalam tiga (3) salinan dengan menggunakan kertas saiz  A4 berwarna putih, hijau dan kuning. Borang Permohonan berwarna putih untuk rekod Kad Kawalan Stok, Borang Permohonan berwarna hijau untuk rekod Kad Bin dan Borang Permohonan berwarna kuning untuk simpanan Jabatan / Fakulti setelah pengeluaran barang dibuat. Pastikan Pegawai di Jabatan / Fakulti menyemak dan menandatangani Borang Permohonan berwarna kuning dan disimpan dengan baik.

2. Penyediaan dan Pengesahan Borang Permohonan

Borang Permohonan hendaklah disediakan oleh staf yang bertanggungjawab keatas kawalan stok di Jabatan / Fakulti kemudian disahkan oleh Ketua Jabatan atau Pegawai yang diberi tanggungjawab dan dihantar ke Pejabat Bendahari untuk semakan dan kelulusan.

3. Tempoh 3 hari – keperluan biasa

Borang Permohonan dihantar dalam tempoh 3 hari sebelum giliran mengambil bekalan.

4. Tempoh 2 minggu – keperluan kuantiti yang banyak

Borang Permohonan untuk keperluan peperiksaan, bengkel, seminar dan kursus hendaklah dihantar 2 minggu sebelum tarikh program / peperiksaan untuk mempastikan stok mencukupi.

5. Tempoh sebulan – keperluan Kepala Surat

Permohonan bagi Kepala Surat hendaklah mengemukakan surat rasmi berserta borang permohonan. Permohonan hendaklah dikemukakan satu bulan lebih awal kerana Pihak stor tidak menyimpan stok Kepala Surat dan tempahan akan dibuat apabila ada permohonan. Pihak Jabatan / fakulti hendaklah memantau keperluan Kepala Surat supaya tidak terputus bekalan.

6. Keperluan segera

Sekiranya berlaku keperluan segera, pihak Jabatan / fakulti hendaklah mengemukakan Borang Permohonan berserta dengan Surat iringan  yang mengandungi  sebab keperluan segera tersebut dan disahkan oleh Ketua Jabatan atau Pegawai yang diberi tanggungjawab. Namum demikian, pengeluaran adalah tertakluk kepada kelulusan dan kuantiti stok semasa

7. Mengisi borang dengan betul

Pastikan no. kod dan nama barang adalah betul dan bagi setiap satu borang hanya dibenarkan lima (5) item sahaja dan item seterusnya hendaklah menggunakan borang tambahan. Senarai lampiran dan tulisan tangan (tambahan) tidak dibenarkan untuk mengelakkan penipuan semasa pengambilan.

8. Nyatakan “chargeline” / bajet

Semua permohonan hendaklah menyatakan “chargeline” / vot  dan nama Jabatan / Fakulti  untuk tujuan pelarasan bajet PTJ masing-masing pada setiap bulan.